Beachten Sie, dass Rechnungen mit Umsätzen, von denen Sie den Vorsteuerabzug geltend machen möchten, bestimmten Formvorschriften genügen müssen.

Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmer sind verpflichtet, auf ihren Rechnungen folgende Angaben zu machen:

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
• Tag der Lieferung oder sonstigen Leistung oder Leistungszeitraum
• Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung nach einzelnen Steuersätzen aufgeschlüsselt
• Steuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt
• anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung
• erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr. / V. A. T.).
  Bei Ausführung einer innergemeinschaftlichen Lieferung (§ 6a UStG) sowie bei Ausführung einer sonstigen Leistung im Inland an einen Unternehmer für sein Unternehmen, bei dem der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§§ 3a Abs. 2, 13b UStG), ist neben der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers auch die des Leistungsempfängers anzugeben (§ 14a Abs. 1 u. 3 UStG). Die Angabe der USt-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers, der die Steuer schuldet, ist auch deshalb erforderlich, weil der leistende Unternehmer diese Angaben für die Ausfertigung seiner Zusammenfassenden Meldung benötigt. Auf den Übergang der Steuerschuldnerschaft ist hinzuweisen.
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen (diese darf nur einmalig vergeben werden)
• bei Zahlung vor Erbringung der Leistung der Zeitpunkt der Vorauszahlung
• jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist (z. B. Bonus-Vereinbarungen)
• Verlagerung der Steuerschuldnerschaft bei Bauleistungen auf den Leistungsempfänger: z. B. „Als Leistungsempfänger schulden Sie die Umsatzsteuer nach § 13 b Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG“
• Bei Lieferungen / Handwerkerleistungen an Privathaushalte oder Unternehmer in deren nicht unternehmerischen Bereich: „Sie sind gesetzlich verpflichtet diese Rechnung 2 Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.“

Spezielle Bestimmungen für Kleinbetragsrechnungen

Für Rechnungen, deren Bruttobetrag 150 € nicht übersteigt, reichen (abweichend von den oben aufgezählten Merkmalen) folgende Angaben:

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
• Entgelt und der Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstigen Leistungen in einer Summe. Ein gesonderter Steuerausweis muss somit nicht erfolgen.
• anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung
• Ausstellungsdatum der Rechnung

Sonderregelung für Bauleistungen

Für Bauleistungen gilt Folgendes: Der leistende Unternehmer darf nur den Nettobetrag ohne Umsatzsteuer in Rechnung stellen. In der Rechnung ist ein entsprechender Hinweis anzubringen, beispielsweise: „Auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG wird hingewiesen". Dies gilt sogar dann, wenn eine Bauleistung für den Privatbereich eines Vertragspartners erbracht wird, beispielsweise für dessen selbst genutztes Einfamilienhaus. Auch Reparatur- und Wartungsarbeiten an Bauwerken fallen grundsätzlich unter diese Regelung. Es gibt hier jedoch eine Bagatellgrenze. Bei einem Nettorechnungsbetrag bis zu 500 € gilt die Umkehr der Steuerschuldnerschaft nicht. Legt der Leistungsempfänger eine gültige Freistellungsbescheinigung (Bescheinigung nach § 48b  EStG) vor, kann davon ausgegangen werden, dass er selbst Bauleistungen erbringt und es deshalb zur Umkehr der Steuerschuldnerschaft kommt. In der eigenen Umsatzsteuer-Voranmeldung und Jahreserklärung (Umsatzsteuerjahreserklärung Anlage UR Zeile 53) ist ein solcher Umsatz zu er­fassen. Der Leistungsempfänger darf auf keinen Fall die Umsatzsteuer an den leistenden Vertragspartner zahlen, sondern nur direkt an das Finanzamt. Den an den Leistungsempfänger erbrachten Umsatz muss dieser in seiner Umsatzsteuer-Voranmeldung erklären. In der gleichen Voranmeldung kann der Betrag wieder als Vorsteuer geltend gemacht werden, soweit beim Leistungsempfänger das Recht zum Vorsteuerabzug besteht (Umsatzsteuerjahreserklärung Zeile 25)

Leistungsempfänger als Steuerschuldner

Das Prinzip der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers wurde durch das Jahressteuergestz 2010 erheblich ausgeweitet. Die Steuerschuldnerschaft gilt seit 1.1.2011 auch für folgende Umsätze:

• Lieferung von Wärme und Kälte über Wärme- und Kältenetze (§ 13b Abs. 2 Nr. 5 UStG).
• Lieferung von Industrieschrott, Altmetallen und sonstigen Abfallstoffen (§ 13b Abs. 2 Nr. 7 UStG). Dabei soll als Anlage dem UStG eine Liste mit Gegenständen beigefügt werden, die als solche gelten.
• Reinigung von Gebäuden und Gebäudeteilen (§ 13b Abs. 2 Nr. 8 UStG). Darunter sollen fallen Hausfassadenreinigungen, die Reinigung von Räumen und Inventar.
• Lieferungen von Gold ab einem bestimmten Feingehalt (§ 13b Abs. 2 Nr. 9 UStG)

Die Verlagerung der Steuerschuldnerschaft gilt hier insoweit, als dass der Leistungsempfänger ein Unternehmer ist. Bei den Gebäudereinigungsleistungen muss der Unternehmer, an den die Leistung erbracht wird, selbst derartige Leistungen erbringen. Liegen die Voraussetzungen vor, kommt es zur Umkehr der Steuerschuldnerschaft. Steuerschuld und Vorsteuerabzug fallen somit auch für solche Leistungen künftig beim Leistungsempfänger zusammen.

Rechnungen bei Anzahlungen und Endabrechnungen

Damit Ihre Kunden sich auch schon bei Anzahlungen die Vorsteuer vom Finanzamt holen können, müssen Sie die Umsatzsteuer auf einer Anzahlungsrechnung ebenfalls ausweisen. Sonst gelten hier die üblichen Rechnungsmerkmale.

Bei der Endabrechnung müssen Sie jedoch vorsichtig sein:

Wird über die bereits tatsächlich erbrachte Leistung insgesamt abgerechnet („Endrechnung“), so sind in ihr die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Anzahlungen und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen (wenn Sie über diese Anzahlungen Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis ausgestellt haben).

Sie erstellen also eine ganz „normale“ Rechnung über das Gesamtprojekt und ziehen dann die einzelnen vereinnahmten Anzahlungen mit den jeweils darauf entfallenden Steuerbeträgen ab. Es genügt aber auch, wenn der Gesamtbetrag der Anzahlungen und die darauf entfallenden Steuerbeträge jeweils in einer Summe angeführt werden.

Zusammenfassende Meldungen (ZM)

Innergemeinschaftliche Warenlieferungen, sonstige Leistungen, für die der in einem anderen Mitgliedstaat ansässige Leistungsempfänger die Steuer dort schuldet (§ 3a Abs 2 UStG) sowie innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte müssen vom Unternehmer regelmäßig in einer Zusammenfassenden Meldung (ZM) dokumentiert und an das Bundeszentralamt für Steuern elektronisch übermittelt werden. Die Meldungen dienen der Überwachung des innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehrs. Zusammenfassende Meldungen (ZM) sind monatlich zu erstatten. Unternehmer mit Umsätzen von nicht mehr als 50.000 € im Quartal können die Zusammenfassende Meldung wie bisher quartalsweise erstatten. Bis 31.12.2011 gilt übergangsweise eine Betragsgrenze von 100.000 € (§ 18a Abs. 1 Satz 5 UStG). Als meldepflichtige Umsätze zur Berechnung der maßgeblichen Umsatzgrenze von 100.000 € gelten solche aus innergemeinschaftlichen Warenlieferungen sowie Lieferungen im Rahmen von innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften (vgl. BMF-Schreiben vom 15.6.2010 IV D 3 - S 7427/08/10003-03, Rz. 5). Die steuerpflichtigen sonstigen Leistungen, für die der in einem anderen Mitgliedstaat ansässige Leistungsempfänger die Steuer dort schuldet, müssen bei monatlichem Meldeturnus in der Zusammenfassenden Meldung für den letzten Monat des Kalendervierteljahres gemeldet werden, sie können auch wahlweise in der monatlichen Meldung angegeben werden (BMF a.a.- Rz. 10). Dauerfristverlängerungen für die Abgabe der Voranmeldungen gelten nicht für die Abgabe der ZM. Die Meldungen sind jeweils am 25. Tag nach Ablauf des jeweiligen Kalendermonats/Quartals abzugeben.

Trotz sorgfältiger Datenzusammenstellung können wir keine Gewähr für die vollständige Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen. Sollten Sie spezielle Fragen zu einem der Themen haben, stehen wir Ihnen jederzeit gerne für ein persönliches Gespräch zur Verfügung.